Dokumen Mutu

Tahapan siklus Penjaminan Mutu (PPEPP)

Implementasi penjaminan mutu dilakukan secara bertahap dengan siklus, yaitu: a) Penetapan standar, b) Pelaksanaan standar, c) Monitoring dan evaluasi oleh unit pelaksana, d) Audit mutu internal yang dikoordinir oleh Lembaga Penjaminan Mutu Internal,  e) Penyusunan rekomendasi Tindakan Perbaikan (Rumusan Koreksi) secara sistimatik disetiap level dalam forum Rapat Tinjauan Manajemen, dan f) Peningkatan mutu melaui imolementasi perbaikan hasil monev dan AMI secara berkelanjutan dilengkapi dengan hasil benchmarking, g) Penetapan standar baru (Gambar 1).

Gambar 1 Siklus SPMI Unhas

Siklus-siklus yang dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan pada akhirnya akan mewujudkan konsep Kaizen (perbaikan dan peningkatan berkelanjutan) seperti disajikan pada Gambar 2.

Gambar 2 Peningkatan mutu yang berkelanjutan (Kaizen)

PENETAPAN

Monitoring   terhadap   kesesuaian rencana pelaksanaan kerja pada setiap unit, mencakup: waktu pelaksanaan, standar dan SOP perencanaan, target kerja, hasil kerja, koordinasi dan sinkronisasi kerja dengan unit lain

•   Rencana kerja unit yang ditetapkan pada rapat kerja;

•   SOP Perencanaan;

•   Target kerja unit;

•   KPI unit;

Output: Hasil   pelaksanaan   penjaminan   mutu   perencanaan pekerjaan pada unit kerja di Unhas;

PELAKSANAAN

Monitoring terhadap kesesuaian pelaksanaan  kerja  dengan rencana pada setiap unit, mencakup: waktu pelaksanaan, implementasi SOP pelaksanaan pekerjaan,     capaian  target  dan hasil  kerja,  implementasi koordinasi dan sinkronisasi kerja dengan unit lain

Rencana Kerja Unit;

•   SOP Pelaksanaan Pekerjaan;

•   Target kerja dan KPI

Output:

•   Hasil  pelaksanaan  penjaminan  mutu  pelaksanaan pekerjaan pada unit kerja di Unhas;

•   Identifikasi    masalah    dan    potensi    peningkatan efektivitas pelaksanaan pekerjaan.

•   Rekomendasi SPMI untuk perbaikan proses dan hasil kerja

MONITORING DAN EVALUASI

Evaluasi terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan, mencakup kesesuaian hasil kerja dengan rencana pada setiap unit, permasalahan yang dihadapi dalam penyelesaian pekerjaan, potensi pengembangan peningkatan  efektivitas pelaksanaan pekerjaan

•   Rencana Kerja Unit;

•   SOP Pelaksanaan Pekerjaan;

•   Target kerja dan KPI;

•   Rekomendasi SPMI untuk perbaikan proses dan hasil kerja.

Output:

•   Hasil pelaksanaan  penjaminan  mutu  pelaksanaan pekerjaan pada unit kerja di Unhas;

•   Identifikasi    masalah    dan    potensi    peningkatan efektivitas pelaksanaan pekerjaan.

PENGENDALIAN

Monitoring terhadap hasil evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu pelaksanaan pekerjaan, mencakup rencana penanganan dan tindak lanjut untuk menyelesaikan permasalahan   yang  dihadapi dalam penyelesaian pekerjaan, langkah yang akan diambil untuk mewujudkan potensi pengembangan peningkatan efektivitas pelaksanaan pekerjaan, sebagai upaya peningkatan efektivitas pelaksanaan pekerjaan.

•   Rekomendasi SPMI untuk perbaikan proses dan hasil kerja.

•   Identifikasi    masalah    dan    potensi    peningkatan efektivitas pelaksanaan pekerjaan.

Output:

•   Langkah       strategis       peningkatan       efektivitas pelaksanaan pekerjaan;

•   Langkah  operasional  penyelesaian  masalah  dalam penyelesaian pekerjaan

PENINGKATAN

Monitoring  terhadap  pelaksanaan rekomendasi penjaminan mutu terhadap pelaksanaan pekerjaan, dan langkah operasional penyelesaian permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan pekerjaan, dampak dari berbagai langkah yang diambil untuk peningkatan  efektivitas pelaksanaan pekerjaan, dan peningkatan  efektivitas pelaksanaan pekerjaan.

Langkah       strategis       peningkatan       efektivitas pelaksanaan pekerjaan;

•   Langkah  operasional  penyelesaian  masalah  dalam penyelesaian pekerjaan.

Output:

•   Peningkatan efektivitas pelaksanaan pekerjaan pada masing-masing unit kerja;

•   Peningkatan hasil kerja baik secara kualitas maupun kuantitas;

•   Peningkatan kualitas kerjasama antar unit.